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El “timing” correcto, vital en acciones PR

Cuando  querrás acelerar una acción de relaciones públicas… mejor respirá hondo. Acá tips para llegar en el momento correcto y crear interés en los periodistas.

Imaginá que has organizado una fiesta sorpresa de cumpleaños para alguien muy querido y convocás a todas los invitados a la misma hora. Pero uno de ellos se equivoca, llega antes, el cumpleañero lo descubre y todo la emoción y el trabajo de la fiesta sorpresa se vienen abajo.

¡Qué lástima!, ¿no? Pues así como en nuestra vida cotidiana nuestros planes se pueden estropear porque algo o alguien no estuvo en el momento correcto, así mismo puede sucederle a nuestro negocio, empresa u organización si no empleamos el “timing” correcto.

Timing es un anglicismo proveniente de la palabra “time” (tiempo) y se refiere a la forma en que organizamos una serie de tareas o acciones dentro de un marco concreto, para alcanza ciertos objetivos en una fecha determinada.

En ocasiones, un producto, o una campaña puede despertar grandes emociones entre sus creadores quienes quieren gritar a todos los vientos la fantástica idea que tuvieron. ¡Pero cuidado! Las agencias de relaciones públicas pueden asesorar a sus clientes para tener todo estratégicamente cronometrado, incluyendo el mejor momento para llevar la información a los medios de comunicación, el envío de correos electrónicos de seguimiento y la estrategia para redes sociales.  Veamos algunos consejos:

1. Enviá un comunicado de prensa solo cuando todo esté listo

Las relaciones con los medios son vitales y hay que cuidarlas. Cada día los periodistas reciben una inmensa cantidad de información. Por lo tanto, para llamar su atención, debemos asegurarnos que la historia es  lo suficientemente poderosa y novedosa.  Pero además, hay que asegurarse que estamos promocionando una producto o actividad en el momento correcto. Por ejemplo, si vamos a promocionar un artículo tecnológico, no tiene sentido hacerlo cuando aun está en construcción o no ha salido al mercado. Los periodistas quieren contenido de algo que está en funcionamiento.

Cuando el producto o la campaña estén listos, lo ideal es presentar la información a un periodista de una a tres semanas antes del lanzamiento para que tenga tiempo de escribir el artículo, enviarlo para su edición y luego publicarlo. Lo mismo ocurre con los eventos. No tiene sentido compartir una historia sobre un increíble evento de aniversario si la actividad es mañana.  Los periodistas están ocupados y, si no se les avisa con suficiente antelación, probablemente pasarán por alto tu historia.

2. Exclusividad o  embargo, dos opciones que se deben respetar

Cuando contactés a los medios, se puede decidir si la historia se compartirá de manera exclusiva con un solo periodista o con un grupo de ellos. Las exclusivas son atractivas para los comunicadores porque significan que nadie más tiene la misma historia, la desventaja es no poder comunicarse con más de un periodista a la vez. Irrespetar este acuerdo, y que un periodista se de cuenta que otro medio también ha publicado la historia que se le prometió como exclusiva, probablemente hará que no vuelva a publicar ninguna información que le enviás.

También están los embargos, que es cuando se envía una historia y se les pide a los periodistas esperar hasta cierto momento para publicarla. Se  utilizan para historias que se perciben como importantes, como lanzamientos de empresas, noticias del gobierno o informes mundiales o regionales. Los embargos se deben preparar con semanas de anticipación, para que los periodistas tengan tiempo de trabajar con mayor tiempo y, por ende, calidad.

Una buena estrategia de embargo puede lograr que tu historia se publique en varios medios, todas al mismo tiempo, lo cual ayuda a tener un mayor impacto.

3. Enviar correos electrónicos de seguimiento oportunos

La bandeja de entrada de un periodista está diariamente llena de correos, así que fácilmente el comunicado que tanto trabajo te costó, puede terminar en el olvido. Por esta razón, se recomienda hacer un seguimiento.

Es mejor esperar 24 horas para hacerlo y enviar un solo correo electrónico de seguimiento. Una sugerencia es dar a los periodistas una fecha límite para responder. De esta manera, sabrán que su historia exclusiva caducará en 48 horas y puede ser ofrecida a otro comunicador.

4. Compartir en las redes sociales para una mayor cobertura

Una vez que se publique una información en un medio, se puede recurrir a las diversas redes sociales para replicar el tema. Se recomienda un máximo de dos semanas como un período de gracia para hacer uso de estos canales. Una vez finalizado ese tiempo, es hora de seguir adelante y concentrarse en el próximo anuncio.

En conclusión…

El tiempo es realmente vital para una campaña de relaciones públicas exitosa. Enviar un comunicado de prensa cuando su empresa esté lista, comunicarse con los periodistas de manera efectiva y promocionar su contenido a través de las redes sociales de manera oportuna hará que tu  empresa u organización sea más relevante. Y no corramos… el tiempo es clave.